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賢い仕事の仕方 ~メール編

パソコン、携帯電話と今や誰もがメールを活用する時代ですが、皆さんどのようにメールを受信されていますか?

受信トレイ、受信箱にきたメールを読んでそのまま放置。
あるいは自動仕分け機能を使って各フォルダに飛ばしている。
おそらく大半はこのスタイルではないかと思います。

未読も既読も全てのメールを受信トレイで扱うのは、例えるなら机の上で開封し読んだあともそのまま放置といった感じで当然乱雑になりオススメはしません。

また、自動仕分け機能はとても便利ではありますが、届くメールが至急の用件なのかそうでないのか確認しないといけないので当然新着があったフォルダのメールをチェックすることになる。 しかし、ここで問題が発生することがあります。 たいして急ぎでもなかった場合に「後で処理しよう」とすると一度読んだため"既読"となりそのまま忘れてしまうことはないだろうか?

なので、私は仕分け機能は使っていません。
全てのメールを受信トレイで受け、単なる連絡事項など返信の必要がないものは読み終えた時点でさっさと適切なフォルダに手動で移す。 返信が必要なものですぐに返せるものは即返信し終わればやっぱりフォルダに移す。

こうすると必然的に受信トレイに残るのは未処理のものだけになる。
例えば返信は必要だが少し調べたり資料を添付しないといけないなど時間を要するものだったりする。

言い方を変えれば受信トレイにはその日しなければならない"シゴト"があるわけで、メールの処理をすると同時に「ToDoリスト」も出来上がってしまうのです。

この残っているメールをその日のうちに処理して終業時には受信トレイが空になっていることが望ましいし、そのほうが気分的にも良いはずである。 必然的に仕事を翌日に持ち越さない人間が出来上がる!

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